Een succesvolle en efficiënte implementatie

Je kunt nog zo’n goed ERP-pakket selecteren, uiteindelijk komt het aan op een goede implementatie. Je kent ongetwijfeld de verhalen van dramatische ERP-implementaties. Het is dus heel belangrijk dat je ook het implementatietraject goed doorspreekt met de IT-leverancier. Nog voordat je je keuze hebt gemaakt!

Het goede nieuws is dat er de afgelopen jaren veel veranderd is op dit vlak. Standaard implementatie sjablonen, nieuwe technieken en implementatie methodieken maken een snelle en efficiënte implementatie mogelijk.

5 valkuilen bij een ERP-implementatie

Natuurlijk moet je kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van de IT-partner met wie je in zee gaat. Hij leidt je door het proces en neemt je zoveel mogelijk werk uit handen. Toch is het handig dat je weet waar je zelf op moet letten. Vijf valkuilen bij een ERP-implementatie:

1. Onrealistische verwachtingen

Vijf valkuilen bij een ERP-implementatie: Jij kent jouw bedrijf en bedrijfsprocessen als geen ander. En jij weet als beste hoe je nú werkt en hoe je wílt werken. Heel belangrijk dus dat je proactief betrokken bent bij de ERP-implementatie. Want de ERP-consultant heeft jouw kennis en visie beslist nodig. Hij kan onmogelijk weet hebben van alle bedrijfsafhankelijke procesdetails. Trek dus samen op, houd de lijntjes kort en voel je medeverantwoordelijk voor een succesvolle implementatie. Overleg met je IT-partner en zorg dat je op één lijn zit. Zo weet jij wat de implementatie uiteindelijk oplevert en wat jij van de partner verwacht.

2. Te weinig tijd erin steken

Het is belangrijk dat je voldoende tijd steek in de implementatie. Maak dus medewerkers vrij voor de ERP-implementatie. Vuistregel: tegenover elk uur dat de IT-consultant maakt, staat twee uur inspanning voor je bedrijf. Want bij elk bezoek laat de consultant vragen en opdrachten achter.

3. Je scope wijzigen

Bespreek vooraf goed wat er wel en niet gaat gebeuren. Vaak willen bedrijven tijdens het implementatieproces ineens alsnog andere oplossingen of extra features. Zo’n scoopwijziging is onverstandig, want die leidt tot verwarring en meer werk. En daarmee tot hogere kosten en overschrijding van deadlines. Houd vast aan de afgesproken scoop, werk eerst eens een tijdje met het ERP pakket en inventariseer welke aanvullende wensen je eventueel wilt realiseren.

4. Teveel willen

De directeur, de sales manager, de HRM-manager, de productieafdeling … iedereen heeft zijn eigen automatiseringswensen. Ons advies: wil niet té veel. Houd het behapbaar en overzichtelijk en stop niet alles in fase 1.

Implementeer bijvoorbeeld niet gelijktijdig zowel het ERP-pakket en een nieuw CRM-systeem als dit van twee verschillende aanbieders zijn. Vaak worden in salestrajecten beloftes gedaan, zonder men daarbij vertelt hoeveel inspanningen het vergt om alle wensen te realiseren. Bevraag het IT-bedrijf hier dus kritisch op.

5. Vasthouden aan oude gewoontes en werkwijzen
Voorkom dat je oude werkprocessen één op één implementeert in het nieuwe ERP-pakket. Grijp dit moment aan om deze processen kritisch door te lichten. Wat kan efficiënter en handiger? Welke processen zijn overbodig? En gebeurt er op dit moment veel buiten het systeem om? Denk out-of-the-box. Dit voorkomt dat er allerlei duur maatwerk nodig is.