DynamicsOnline heeft inmiddels veel ervaring met het inrichten van ERP bij kleine bedrijven.
Bedrijven die willen groeien en nu echt wat meer nodig hebben dan alleen een boekhoudpakket.
Lees hier hoe dat kan.

1. ERP is geen rocket science

ERP-systemen hebben de afgelopen jaren een grote ontwikkeling doorgemaakt. De interface van veel grote pakketten is steeds gebruiksvriendelijker geworden. Met de komst van ERP in de cloud is deze verandering in een stroomversnelling geraakt. Cloudproducten worden continu geüpdatet en door aanpassingen op basis van feedback van gebruikers, wordt het gebruik steeds intuïtiever.

Een intuïtief systeem betekent dat jij en je collega’s snel aan de gang kunnen en weinig tijd nodig hebben om het systeem te leren kennen. De basistraining van een ERP-systeem hoeft echt geen twee dagen te duren. Met een beperkte training, de online documentatie van je implementatiepartner en de eenvoudige (online) support van tegenwoordig, kun je al snel aan de gang.

 

2. Gebruik branchespecifieke templates

Ieder bedrijf is uniek. Ieder bedrijf heeft weer andere producten, andere klanten, andere prioriteiten. Een nieuw ERP-systeem daarop aanpassen lijkt soms lastig. Daarom moet je jouw unieke bedrijfsprocessen opsplitsen van je standaard bedrijfsprocessen. Door branchespecifieke templates voor de standaard bedrijfsprocessen te gebruiken, bespaar je namelijk enorm veel tijd tijdens een ERP-implementatie.

De consultants die met de implementatie aan de slag gaan, houden zich liever bezig met de uitdagingen die jouw bedrijf biedt, dan met de basisinrichting. En jij betaalt ze ook liever alleen voor wat ze specifiek voor jou doen; consultants zijn ten slotte al duur genoeg.

Daarom bieden standaard branchespecifieke templates jouw bedrijf een voorsprong. DynamicsOnline heeft templates ontwikkeld voor verschillende branches en bedrijven. Het neerzetten van een financiële boekhouding en het inrichten van de algemene instellingen is daarmee zo gedaan, zonder dat daarbij dure consultants aan te pas komen. Wil je later nog hele specifieke instellingen, kan je altijd nog de consultant vragen je te helpen.

 

3. Cloud; dus geen installatie, onderhoud etc.

Een van de grootste voordelen van de cloud is dat je geen eigen hardware of hosting nodig hebt. Als je besluit dat je een ERP-systeem in de cloud wilt – en tegenwoordig zijn er weinig redenen meer om dat niet te doen – kun je snel aan de slag. Je hoeft geen extra servers aan te schaffen voor je database, geen programma te installeren op verschillende pc’s en geen verouderde versies van het systeem of de servers te onderhouden of te vernieuwen.

Het enige wat je moet doen is de licenties voor je gebruikers aanvragen bij een ERP-partner. Die stelt ze vervolgens voor je in bij de leverancier, waarna je direct kunt inloggen in je nieuwe omgeving.

 

4. Houd het klein!

Je kent als ondernemer de verhalen wel uit je eigen omgeving. Uitgelopen projecten, budgetoverschrijdingen en systemen die niet aan de eisen voldoen. Je bedenkt je wel twee keer voor je ergens aan begint.

ERP is geen rocket science… Zeker als wat kleiner bedrijf gebruik je vaak maar een klein deel van de functionaliteiten van een ERP-systeem. Gebruik wat je nu nodig hebt, niet meer en niet minder. Door nu de basis van je systeem in te richten en te gebruiken, zorg je ervoor dat je nu je processen kunt uitvoeren, en het systeem later met je mee kan groeien. Heb je nog geen meerdere vestigingen, administraties of valuta’s? Dan kun je met een kleinere, goedkopere implementatie uit de voeten. Ga je uitbreiden? Geen probleem. Jij bent voorbereid.

 

5. Geen maatwerk, dicht bij standaard

Omdat een ERP-pakket niet altijd volledig aansluit op je wensen, moet je het pakket soms (laten) aanpassen. Een aanpassing door middel van maatwerk heeft heel wat voeten in de aarde. Eerst schrijft een consultant een functioneel ontwerp. Vervolgens zet een ontwikkelaar dit ontwerp om in een prototype om mee te testen. Dan test de ontwikkelaar eerst zelf, daarna de consultant en dan jij. Na wat rework en een akkoord van jouw kant komt er een update, waarna het testen weer opnieuw begint. Een groot deel van het werk tijdens een gemiddeld implementatieproces zit in het definiëren, ontwikkelen en testen van maatwerk. Je begrijpt dat dit veel tijd en dus geld kost. Probeer dit dan ook te vermijden.

Gelukkig hebben moderne ERP-systemen veelal de mogelijkheid om add-ons te installeren waarmee je functionaliteiten toevoegt aan het standaardsysteem. Deze add-ons worden centraal geüpdatet, zijn vaak goed te betalen en zijn plug-and-play. Je hoeft dus geen maatwerk te bouwen voor de functionaliteiten die je mist. Heb je echt een extra veldje nodig of een kleine aanpassing aan het systeem, wat je niet op een andere manier kunt oplossen? Let er dan op dat deze aanpassing je niet afhankelijk maakt van een partner en dat de aanpassing het basissysteem niet in de weg zit.