“Een nieuw product, een innovatief bedrijf en een 2.0-implementatiepartner vragen om een andere aanpak: samenwerking nieuwe stijl.”

ERP-implementaties staan bekend als langdurig, vol risico’s en vallen altijd duurder uit dan begroot. Van dit imago moet de ERP-wereld af. Daarom zijn SucceedIT en VelzArt gestart met een experimenteel traject. Het doel is een korte implementatietijd te realiseren en de risico’s te minimaliseren. Dus geen traditionele blauwdrukken, geen tijdverslindende procesworkshops, maar échte samenwerking. Dat is hét kenmerk van deze nieuwe aanpak.

Korte implementatietijd

Bart (directeur VelzArt): “Door in totaal 6 woensdagen bij elkaar in een hok te kruipen, hebben we de pilot nu zo goed als afgerond. Wij hebben geleerd van SucceedIT en SucceedIT heeft geleerd van ons. Zo’n pilotfase is ideaal, de investering voor een pilot is overzichtelijk en de laatste stap naar de go-live is niet groot meer.”

De pilotfase, met een geplande looptijd van 2 maanden, is bedoeld om definitief vast te stellen of Dynamics 365 Business Central past bij VelzArt. Vooraf is er een duidelijke scope opgesteld, waarin is beschreven wat er moet gebeuren om te spreken van een succesvolle pilot. Naast natuurlijk de inrichting van het systeem moesten er een aantal technische vraagstukken onderzocht en beantwoord worden.

Martin (directeur SucceedIT): “Het feit dat je dicht bij de standaard wilt blijven, maakt het een stuk eenvoudiger. We hebben nu, aan het einde van de pilot, 3 gaps gedefinieerd. Zaken waarvan VelzArt aangeeft dat deze noodzakelijk zijn om een goed werkbare oplossing te krijgen. We hebben alle mogelijkheden binnen Business Central afgetast om te bepalen of we buiten maatwerk om kunnen. Met 3, relatief kleine, gaps valt te leven.”

Methodiek

Het innovatieve van deze pilot is de samenwerking op technologisch vlak. Omdat VelzArt veel kennis in huis heeft van het Microsoft‑platform, zijn alle technische vraagstukken gezamenlijk onderzocht. Denk hierbij aan de Outlook‑integratiemogelijkheden van Dynamics 365 Business Central of de samenwerking op het vlak van integratie tussen systemen.

Door gezamenlijk deze vraagstukken te onderzoeken, hebben VelzArt en SucceedIT veel kennis opgedaan van de mogelijk- en onmogelijkheden van Dynamics 365 Business Central. Deze documentatie en kennis zijn vervolgens vastgelegd in Teams (onderdeel van Office365), een projectomgeving waarin je informatie makkelijk kunt vastleggen en delen met alle teamleden.

De implementatiemethodiek bestaat uit een viertal stappen: Inrichting, Conversie, Test & Training en Go-live (kortweg ICT-GO). Om de week staat een formeel projectoverleg gepland, hierin wordt de status van de pilot besproken. Wat is afgerond? En wat moet nog gebeuren? Taken verdelen en weer verder. Zo’n projectoverleg duurt niet langer dan een halfuur.

Martin: ”Dit is absoluut de toekomst, korte en efficiënte implementaties, in nauwe samenwerking met de klant. En alleen de klant tijd en geld laten besteden aan die dingen waar als implementatiepartner je toegevoegde waarde zit.”