Zoals de techniek ontwikkelt, zo ontwikkelen ook onze eisen. Dit is niet anders voor ERP-software.
Mij werd ooit verteld: “Als ik het kan bedenken, kan iemand het maken.” En dat is dan ook de norm voor velen. Als ik wil dat er automatisch een inkooporder wordt aangemaakt zodra mijn voorraad onder een bepaalde grens komt, dan kan dat toch gewoon? En als ik wil dat een e-mailafzender uit Outlook automatisch wordt aangemaakt als contactpersoon in mijn ERP, dan moet dat toch ook gewoon kunnen?
Ja, dat kan ook allemaal, maar dan moet de software wel continu worden geüpdatet om aan de steeds veranderende wensen en behoeften (of kan ik beter zeggen: eisen) van de gebruikers te voldoen.

Gelukkig zijn er steeds meer softwareleveranciers die continu ontwikkelen. Microsoft heeft een gigantisch team dat continu aan het werk is om de nieuwste wensen en behoeften in kaart te brengen en vervolgens te ontwikkelen. Of het nu gaat om de integratie met een scanner in je magazijn of dat je met meerdere schermen naast elkaar kunt werken, alles moet geprogrammeerd worden, en daar is veel geld en tijd voor nodig.

De meest gestelde vragen over updates van bedrijfssoftware

1. Hoe vaak wordt er geüpdatet?

Elk halfjaar komt er een grote update (in april en oktober), elke maand een kleine update.

2. Zijn er verschillende soorten updates?

Ja. De kleine updates zijn vooral bugfixes/hotfixes. Hiermee worden problemen opgelost die door partners worden gemeld. De grote updates bevatten nieuwe functionaliteiten en grotere aanpassingen aan het systeem.

3. Zijn er kosten verbonden aan een update?

De update zelf is gratis, als onderdeel van de licentie. Niet gratis is het eventuele rework op extensies bij een update, dat belasten we gewoon door. In de laatste update is er bijvoorbeeld veel rework nodig geweest in verband met structurele wijzigingen in de techniek – dat wordt doorbelast.

4. Moet ik elke update doorvoeren?

Ja. Niet direct, maar ze moeten wel doorgevoerd worden. Na 90 dagen wordt je omgeving geforceerd geüpdatet, dus er zit ook nog tijdsdruk achter. Niet meegaan met een update is gewoon geen optie.

5. Wie voert de update door?

Kleine updates worden automatisch doorgevoerd, grote updates worden ingepland. Dat kan gedaan worden door een keyuser bij een klant, of door ons als partner. In principe zou ik zeggen dat wij dat doen; met individuele klanten kunnen we daar (andere) afspraken over maken.

6. Wat merkt de klant van de update?

Van de kleine updates heel weinig. Dat zijn echt bugfixes. Van de grote updates natuurlijk wel veel, daarna zie je echt veranderingen in het systeem. Business Central kan er anders uit gaan zien: nieuwe knopjes, nieuwe schermen, dat soort dingen. Business Central wordt op vooraf bepaalde tijden geüpdatet, dat hebben we voor vrijwel alle klanten tussen 0.00 en 6.00 uur ingesteld. Tijdens de update is Business Central niet beschikbaar, dan krijg je een schermpje dat meldt dat er updates gaande zijn.

7. Wat kan mijn partner hierin betekenen?

De partner kan alvast een sandbox aanmaken met de nieuwe versie om te previewen. Daarnaast zorgt de partner ervoor dat extensies klaar worden gemaakt om geüpdatet te worden, waar nodig. In complexe omgevingen kunnen we er zelfs voor zorgen dat een sandbox met productiedata wordt geüpdatet om kritische processen te testen voordat de productieomgeving wordt geüpdatet.

8. Hoe zorg ik ervoor dat ik goed voorbereid ben op een update?

Zorg dat je je inleest in de aankomende wijzigingen. Meestal word je wel op de hoogte gesteld door je partner. Denk goed na of de update iets betekent voor jouw werkprocessen. Doorgaans zijn het verbeteringen/uitbreidingen, dus dat zou niet voor problemen in je dagelijkse werkzaamheden moeten zorgen. Als applicatiebeheerder/IT-verantwoordelijke bij de klant is het verstandig om je collega’s kort te informeren over wat er gaat veranderen. Als je twijfelt, kun je aankloppen bij je partner.