ERP-software-implementaties bij mkb-handelsbedrijven met 2 tot 10 gebruikers

Beste mkb-ondernemer,

Je staat op het punt te gaan automatiseren. Excellijstjes en de eenvoudige boekhoudoplossing worden vervangen door een geïntegreerd systeem voor al je primaire processen. Een ‘ERP-systeem’ heet zo’n oplossing. Hiermee breng je alle bedrijfsfuncties zoals inkoop, verkoop, voorraadbeheer, assemblageactiviteiten en de boekhouding onder in 1 systeem.

Waar zou je naar op zoek moeten gaan?

• Een betrouwbare partner die proactief en pragmatisch werkt en met je meedenkt.
• Een flexibele, gebruikersvriendelijke en toekomstbestendige softwareoplossing die past bij jouw business.
• Zo min mogelijk implementatierisico’s, oftewel:
  • vooraf weten wat je gaat krijgen en wat het kost;
  • geen verrassingen in kosten en doorlooptijd.
• Een partij die jouw business kan vertalen naar softwareoplossingen en flexibel meebeweegt met de ontwikkelingen binnen jouw bedrijf.
• Weinig gedoe met IT-beheer en technische complexiteit waar je niet de kennis van en tijd voor hebt.

 

Bij de keuze en implementatie van een ERP-systeem moet je de volgende regels altijd in gedachte houden:

#1. Volg je gevoel, maar ga nooit alleen voor gevoel

Uiteraard is je gevoel bij een oplossing of leverancier enorm belangrijk. Bij een slecht gevoel, hoe subjectief dan ook: doe het niet! Je kunt voor jezelf vaststellen waarom het gevoel niet goed is en of het objectief of subjectief is. Vervolgens kun je bepalen wat er gedaan kan worden om het gevoel om te draaien. Lukt dat niet, dan is het een NO GO.

Om je afweging te objectiveren kun je vooraf opschrijven waar de software en de leverancier aan moeten voldoen. Wat vind je belangrijk in een samenwerking en wat moet de software kunnen?

Voorbeelden van leverancierscriteria zijn: goede referenties, proactief in het sales- en implementatieproces, meedenken, open en transparant over kosten, ervaren consultants etc.

Voorbeelden van softwarecriteria zijn: moet kunnen integreren met de webshop, een integratie met Outlook en Excel, de gebruikers moeten er makkelijk mee overweg kunnen, het moet webbased zijn etc.

Je kunt van de leveranciers en software bijhouden hoe zij scoren door een eenvoudige matrix te maken en wegingsfactoren toe te wijzen aan de criteria.

#2. Zien is geloven

Praatjes als: ‘we zijn ermee bezig, in de volgende versie zit het erin’ etc. bieden geen enkele garantie. Zorg dat je een goed voorbereide demonstratie van de leverancier krijgt. Je kunt de leverancier hierbij helpen door vooraf een eenvoudige praktijkcase op te stellen. Hierin maak je een korte beschrijving van de processtappen binnen jouw bedrijf en je levert een dataset aan met eigen klant-, artikel- en leveranciersgegevens. Hiermee kan de IT leverancier een demonstratie voorbereiden met voor jou herkenbare data en processen.

Beschrijf vooral die dingen waarvan jij verwacht dat het jouw bedrijf bijzonder maakt. Complexe prijsstructuren. Koppelingen met andere systemen of data uitwisseling met klanten, leveranciers of andere partijen in het proces. Je mag ervan uitgaan dat alle ERP oplossingen het standaard handels- en assemblageproces aankunnen. Ook de financiële module zal prima werken. Selecteer dan ook bij voorkeur bewezen oplossingen waarvan er minimaal tientallen, maar liever honderden of duizenden zijn geïmplementeerd. Dan kun je stellen: als zij ermee kunnen werken, dan kunnen wij dat ook.

#3. Werk gefaseerd, spreid het risico

Teken nooit in 1 keer voor het totale pakket- en implementatietraject. Werk gefaseerd en eis een testomgeving of trial voordat je definitief beslist.

Uiteraard wil een leverancier je zo snel mogelijk over de streep trekken en zorgen dat er geen makkelijke weg terug is. Maar pas op, het is best lastig om vast te stellen of je echt de juiste software en partij gekozen hebt. Vaak weet je dit pas als de samenwerking wat intensiever is geweest en de software ook door eigen mensen is getest.

Een mooie oplossing hiervoor is een zogenaamde testopstelling. Laat de leverancier een tijdelijke installatie doen en ga met de leverancier aan de slag om in een paar dagen een basisinrichting te doen en zelf te testen. Het kost je wellicht een paar dagen van jezelf en uren van de leverancier, maar je kunt altijd nog terug. Stel dat uit de testopstelling blijkt dat de software of leverancier toch niet voldoet? Het financiële risico is dan beperkt tot de testopstelling; uiteraard jammer, maar geen verdere verplichtingen. In deze testopstelling kun je uiteraard nog geen maatwerk of koppelingen met andere systemen laten bouwen, maar je hebt zeker veel meer inzicht gekregen in de software en de werkwijze van de leverancier. Hopelijk verloopt de test goed en kun je daarna definitief met de leverancier en software in zee.

#4. Verwacht geen wonderen

Verwacht geen wonderen, niet van de software en niet van de leverancier. Er bestaat geen software die iedere businessuitdaging oplost. Er is geen leverancier die al het werk uit handen neemt. Je gaat voor een standaard ERP oplossing, deze software is generiek ontwikkeld en wordt door honderden of duizenden bedrijven gebruikt. Zij kunnen er allemaal mee werken, maar lopen ook allemaal tegen beperkingen aan. Software past nooit 100% maar wel 80-90%. Sommige dingen die voor jou zo logisch als wat zijn, zitten er wellicht niet in. Simpelweg omdat je op dat punt blijkbaar niet de mainstream volgt.

Je hebt dan 2 mogelijkheden:

1. Accepteer dat het niet past en zoek samen met de leverancier de meest geschikte work-around op basis van zijn bestpractice ervaring.
2. Laat een aanpassing doen aan het systeem zodat het wel werkt zoals jij wilt.

 

Wees zeer terughoudend op punt 2. Zoals we bij bankproducten een standaard disclaimer gebruiken, zou dat bij maatwerk ook verplicht moeten zijn. Maatwerk kan leiden tot hogere kosten en een langere doorlooptijd van de implementatie. Maatwerk garandeert geen oplossing voor jouw probleem en kan een schadelijk effect hebben op de totale werking van het systeem.

#5. Automatiseren vraagt veel van jouw organisatie en is nooit klaar

Wij als leverancier van Microsoft Dynamics 365 Business Central implementeren nooit alleen. Ieder uur van ons, kost jouw organisatie er minimaal 2. Implementeren wij in 4 dagen, dan kost dat jouw organisatie 8 dagen aan testen, beantwoorden van vragen en zelf werkzaamheden uitvoeren om het systeem up en running te krijgen.

Hoewel wij projectmatig en actiegericht werken, blijkt automatiseren nooit klaar. Heb je het ene klaar, dan dient het volgende vraagstuk zich alweer aan. De organisatie verandert, ICT verandert, behoeftes veranderen; het is nooit klaar. Bij veel van onze klanten zien wij na een implementatie van Dynamics 365 Business Central nieuwe wensen op het vlak van scanning, factuurverwerking, managementrapportages, voorraadoptimalisatie, webshops, klantportalen etc. als aanvulling op het ERP systeem. De implementatie van een ERP systeem biedt enorm veel nieuwe mogelijkheden, maakt groei mogelijk en leidt tot nieuwe ideeën.

Meer weten?

Lees alles over digitaliseren in ons ebook, Slim digitaliseren met ERP-software